Tag Archives: systemy zgłoszeniowe

Majkowycz Adwokaci - ochronasygnalistow.pl   →  systemy zgłoszeniowe

Case Study: Sukcesy i Porażki we Wdrażaniu Systemów Ochrony Sygnalistów – Przykłady z Różnych Branż

Posted on

Ochrona sygnalistów stała się kluczowym elementem polityki compliance w wielu firmach. Przykłady sukcesów i porażek mogą dostarczyć cennych lekcji dla innych organizacji. Więcej informacji na temat ochrony sygnalistów można znaleźć na stronie ochronasygnalistow.pl.

Sukcesy

  1. Branża Finansowa
    • Przykład: Duża instytucja bankowa.
    • Szczegóły: Bank wdrożył zaawansowany system ochrony sygnalistów, wykorzystując zaawansowane technologie do monitorowania i analizy zgłoszeń.
    • Fakty: W ciągu pierwszego roku liczba zgłoszeń wzrosła o 30%, a dzięki anonimowości sygnalistów wykryto trzy duże przypadki nadużyć finansowych, oszczędzając bankowi miliony złotych.
  2. Branża Farmaceutyczna
    • Przykład: Globalna firma farmaceutyczna
    • Szczegóły: Firma zintegrowała system ochrony sygnalistów z wewnętrzną polityką etyczną, regularnie szkoląc pracowników w zakresie zgłaszania nieprawidłowości.
    • Fakty: Firma zanotowała wzrost liczby zgłoszeń o 25% w pierwszym półroczu, z czego 40% dotyczyło kluczowych problemów etycznych, które mogłyby wpłynąć na reputację firmy.
  3. Sektor Publiczny
    • Przykład: Agencja rządowa ds. antykorupcyjnych
    • Szczegóły: Agencja wdrożyła program ochrony sygnalistów z możliwością zgłaszania przypadków korupcji poprzez anonimowe platformy online.
    • Fakty: W ciągu dwóch lat, agencja wykryła 15 dużych przypadków korupcji, a liczba zgłoszeń wzrosła o 50%, co znacznie poprawiło efektywność działań antykorupcyjnych.

Porażki

  1. Branża Technologiczna
    • Przykład: Firma Technologiczna
    • Szczegóły: Organizacja wdrożyła system ochrony sygnalistów, ale brak wsparcia ze strony kadry kierowniczej spowodował, że pracownicy bali się zgłaszać naruszenia.
    • Fakty: Po dwóch latach systemu, liczba zgłoszeń była niska, a firma napotkała na trzy duże skandale, które mogłyby zostać wcześniej wykryte, gdyby system był bardziej efektywny.
  2. Przemysł Ciężki
    • Przykład: Metalurgia
    • Szczegóły: Przedsiębiorstwo wdrożyło system ochrony sygnalistów bez odpowiednich szkoleń dla pracowników, co skutkowało niewłaściwym korzystaniem z systemu.
    • Fakty: Tylko 10% zgłoszeń okazało się istotnych, a firma straciła zaufanie pracowników do systemu, co skutkowało niską efektywnością i wykrywaniem naruszeń dopiero po ich wystąpieniu.
  3. Branża Medyczna
    • Przykład: Szpital
    • Szczegóły: Szpital wdrożył system ochrony sygnalistów, ale brak jasnych procedur i komunikacji sprawił, że pracownicy nie mieli zaufania do systemu.
    • Fakty: W ciągu roku od wdrożenia, tylko 5 zgłoszeń zostało złożonych, z czego żadna nie doprowadziła do istotnych zmian, a szpital nadal borykał się z problemami związanymi z naruszeniami etycznymi.

Wnioski

  1. Zaangażowanie Zarządu: Kluczowe jest, aby kadra kierownicza wspierała i promowała system ochrony sygnalistów.
  2. Transparentność Procesów: Pracownicy muszą wiedzieć, jak działa system i jakie są procedury postępowania z zgłoszeniami.
  3. Szkolenia: Regularne szkolenia dla pracowników zwiększają świadomość i efektywność systemu.
  4. Anonimowość: Zapewnienie anonimowości zgłaszającym jest kluczowe dla budowania zaufania i zachęcania do zgłaszania naruszeń.

Te przykłady pokazują, że skuteczne wdrożenie systemu ochrony sygnalistów wymaga holistycznego podejścia, które uwzględnia technologię, procedury, szkolenia oraz wsparcie zarządu. Więcej szczegółowych informacji oraz wskazówek na temat wdrażania systemów ochrony sygnalistów można znaleźć na stronie ochronasygnalistow.pl.

Zapraszamy do zapoznania się z naszą platformą Whistleblower Software , która ułatwia proces whistleblowingu i zapewnia ochronę dla osób zgłaszających nieprawidłowości.

Skontaktuj się z nami:

    Whistleblower Software: Kompleksowe Rozwiązanie dla Twojej Firmy

    Posted on

    Wprowadzenie do Whistleblower Software by Formalize

    Untitled

    Whistleblower Software to wiodące na świecie narzędzie do zgłaszania nieprawidłowości, wyróżniające się pełną zgodnością, bezpieczeństwem i łatwością użytkowania. System ten zdobył najwyższą ocenę 5/5 gwiazdek na platformie G2, co świadczy o jego niezawodności i popularności wśród użytkowników. Dzięki certyfikatom ISO 27001 i ISAE 3000 Type 2, Whistleblower Software by Formalize gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa danych.

    Jak Działa Whistleblower Software?

    Whistleblower Software by Formalize umożliwia szybkie i bezproblemowe uruchomienie bezpiecznego kanału zgłoszeń w trzech prostych krokach:

    1. Dostosowanie Strony Zgłoszeń

    • Opcje zgłaszania: Wybierz różne opcje zgłaszania dostosowane do potrzeb Twojej organizacji.
    • Dodawanie dokumentów: Wprowadź polityki, wytyczne i inne dokumenty pomocne dla zgłaszających.
    • Personalizacja pytań: Dostosuj pytania do specyfiki Twojej organizacji.
    • Tożsamość marki: Zintegruj swoją identyfikację wizualną ze stroną zgłoszeń.

    2. Dystrybucja Linku do Zgłaszania

    • Udostępnianie linku: Podziel się linkiem do strony zgłoszeń wewnątrz organizacji.
    • Bezpieczne zgłoszenia: Pracownicy i interesariusze mogą bezpiecznie zgłaszać nieprawidłowości za pośrednictwem linku lub skanując kod QR.
    • Nieograniczone linki: Możliwość tworzenia nieograniczonej liczby indywidualnych linków dla różnych działów lub oddziałów.

    3. Zarządzanie Zgłoszeniami w Jednym Miejscu

    • Dwukierunkowa komunikacja: Możliwość wymiany wiadomości po złożeniu zgłoszenia, nawet anonimowo.
    • Przypomnienia o terminach: Automatyczne przypomnienia o nadchodzących terminach.
    • Łatwe zarządzanie zgłoszeniami: Proste narzędzia do zarządzania zgłoszeniami.
    • Statystyki: Przegląd statystyk dotyczących zgłoszeń.

    4. Jak zapewniamy anonimowość?

    • Anonimowe zgłoszenia: Możliwość włączenia 100% anonimowych zgłoszeń bez śledzenia na stronie zgłoszeń.
    • Bezpieczne przesyłanie plików: Usuwanie metadanych z przesyłanych plików w celu zachowania anonimowości.
    • Szyfrowanie end-to-end: Nawet Whistleblower Software by Formalize nie może odczytać zgłoszeń.
    • Funkcja redakcji: Usuwanie informacji ujawniających tożsamość przed udostępnieniem zgłoszeń zewnętrznym konsultantom.
    • Zabezpieczenia klasy korporacyjnej
    • Whistleblower Software by Formalize oferuje rozwiązanie zgodne z wytycznymi Schrems II (RODO), zapewniając pełne szyfrowanie end-to-end. Dane przypadków mogą być przeglądane tylko przez „posiadacza klucza szyfrującego”, co oznacza, że nawet pracownicy Whistleblower Software by Formalize nie mają dostępu do danych.

    5. Najważniejsze Funkcje

    • Nieograniczona liczba przypadków, użytkowników i 80+ języków: Narzędzie dostępne dla wszystkich.
    • Pełna personalizacja strony zgłoszeń: Dostosowanie do potrzeb każdej organizacji.
    • Anonimowe lub poufne zgłoszenia: Wybór sposobu zgłaszania nieprawidłowości.
    • Automatyczne tłumaczenia: Obsługa w wielu językach.
    • Moduł zarządzania przypadkami: Przegląd wszystkich przypadków w jednym miejscu.
    • Dwukierunkowa komunikacja: Kontakt z sygnalistą nawet przy anonimowych zgłoszeniach.
    • Partnerstwo i Wsparcie
    • Whistleblower Software by Formalize oferuje specjalny moduł dla firm prawniczych, księgowych i zewnętrznych oficerów ds. zgodności, umożliwiający łatwe zarządzanie kanałami zgłaszania i przypadkami klientów w jednym miejscu.

     

    Whistleblower Software – Sprawdź cenę i opinie klientów | Capterra

    Skontaktuj się z nami

    Masz pytania? Skontaktuj się z nami pod numerem +48 692 479 841 lub napisz na adres kancelaria@madwokaci.pl.

    Nasz system obsługuje ponad 80 języków, a wsparcie zapewniamy w 12 z nich.

    Rozpocznij już dziś

    • Zobacz, jak działa nasze oprogramowanie.
    • Poznaj nasze konkurencyjne ceny.
    • Przekonaj się, jak możemy pomóc Twojej firmie.
    • Whistleblower Software – zapewniamy bezpieczeństwo, zgodność i anonimowość w zgłoszeniu nieprawidłowości.

    Kontakt

    Jak ewoluowały prawa ochrony sygnalistów w Polsce?

    Jak ewoluowały prawa ochrony sygnalistów w Polsce?

    Posted on

    W ostatnich latach widzimy znaczne zmiany związane z postrzeganiem oraz ochrona sygnalistów. Jest to odpowiedź na rosnące wymagania międzynarodowych korporacji w Polsce jak również przepisów wprowadzanych w Unii Europejskiej. Wzrastają również wewnętrzne potrzeby w zakresie zwiększenia przejrzystości i uczciwości w życiu publicznym i korporacyjnym.  Polska, jak również inne kraje europejskie wprowadza regulacje mające na celu ochronę osób, które zgłaszają naruszenia prawa czyli tzw. sygnalistów. Jak chroniono sygnalistów przez 2019 rokiem? Jaki jest stan obecny regulacji dotyczących sygnalistów? Jak dyrektywa EU 2019/1937 wpłynie na ochronę sygnalistów?

    Pierwsze kroki: Sytuacja przed 2019 rokiem

    Działalność sygnalistów, czyli osób zgłaszających nieprawidłowości w organizacjach, sięga starożytności. W Atenach już w V wieku p.n.e. praktykowano informowanie władz o przestępstwach, co nie było jeszcze formalnie uregulowane. Z czasem osoby te zyskały miano sykofantów i zaczęły profesjonalnie zajmować się zgłaszaniem nadużyć, czerpiąc z tego korzyści finansowe. W średniowieczu wzmocniono walkę z korupcją poprzez instytucję qui tam, która umożliwiała osobom zgłaszającym nadużycia czerpanie zysków z konfiskat. Systematyzacja roli sygnalistów w USA nastąpiła w VII wieku, a pierwszą formalną ochronę wprowadzono w 1778 roku, kiedy to Kongres Kontynentalny uchwalił pierwszą ustawę o ochronie sygnalistów. Rozwój tej ochrony podkreślił uchwalony w 1863 roku „False Claim Act”, pozwalający sygnalistom na otrzymywanie części środków odzyskanych przez rząd.

    Przed wprowadzeniem dyrektywy UE w 2019 roku, ochrona sygnalistów w Polsce była fragmentaryczna i nie zapewniana na odpowiednim poziomie. Osoby decydujące się na zgłoszenie nieprawidłowości często spotykały się z reperkusjami w miejscu pracy, włączając w to zwolnienia, zastraszanie czy ostracyzm społeczny. Ochrona, jeśli już była dostępna, opierała się głównie na ogólnych przepisach prawa pracy oraz przepisach dotyczących zwalczania korupcji.

    Dyrektywa UE 2019/1937 i jej wpływ

    Wprowadzenie przez Unię Europejską dyrektywy 2019/1937 stanowiło punkt zwrotny. Dyrektywa ta wymaga od państw członkowskich zapewnienia skutecznych, poufnych kanałów zgłaszania oraz szeroką ochronę przed odwetem dla sygnalistów. Polska, mając obowiązek dostosowania krajowego prawodawstwa do wymogów dyrektywy, stanęła przed wyzwaniem stworzenia systemu, który skutecznie chroniłby sygnalistów w różnych sektorach. Dyrektywa unijna 2019/1937, która nakłada konkretne obowiązki na organizacje w zakresie ochrony sygnalistów i zapewnienia im bezpieczeństwa podczas zgłaszania nieprawidłowości.

    Polskie regulacje – stan obecny

    W odpowiedzi na dyrektywę, polski rząd zaczął prace nad ustawą o ochronie sygnalistów. Prace te, mimo początkowych opóźnień, mają na celu stworzenie przejrzystego i funkcjonalnego systemu ochrony. Regulacje, które weszły w życie 2 kwietnia 2024 roku zakładają między innymi:

    • Utworzenie niezależnych i bezpiecznych kanałów zgłaszania zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym.
    • Zapewnienie anonimowości sygnalistów, jeśli sobie tego życzą.
    • Ochronę prawną przed odwetem, w tym odszkodowania za niesłuszne traktowanie wynikające ze zgłoszenia.
    • Szerokie szkolenia dla pracowników na temat praw sygnalistów i procedur zgłaszania.

    Projekt przewiduje, że sygnalista, który spotkał się z reakcjami odwetowymi, będzie miał możliwość ubiegania się o odszkodowanie lub zadośćuczynienie. Anonimowość sygnalisty zostanie zachowana. Ustawa nie nakłada obowiązku zgłaszania naruszeń. Każdy sygnalista może samodzielnie zdecydować, czy chce zgłosić naruszenie, a w przypadku podjęcia takiej decyzji, będzie miał zapewnioną ochronę.

    Po wprowadzeniu ustawy, sygnaliści, którzy doświadczą odwetowych działań ze strony pracodawcy, będą uprawnieni do ubiegania się o odszkodowanie. Minimalna kwota takiego odszkodowania będzie równa co najmniej średniemu miesięcznemu wynagrodzeniu w narodowej gospodarce z poprzedniego roku, co obecnie wynosi 7155,48 zł.

    Przyszłość ochrony sygnalistów

    Choć pełne wdrożenie ustawy o ochronie sygnalistów w Polsce wciąż jest procesem trwającym, można oczekiwać, że w najbliższych latach prawa te będą kontynuować swoją ewolucję. W miarę jak społeczeństwo i organizacje coraz bardziej doceniają wartość transparentności i odpowiedzialności, rola i ochrona sygnalistów stają się coraz ważniejsze.

    Wdrażając przepisy o ochronie sygnalistów z dyrektywy unijnej, kluczowe jest skuteczne zarządzanie zgłoszeniami. We współpracy z naszą kancelarią, Twoja organizacja może prawidłowo dostosować się do tych regulacji. Przygotujemy dla Ciebie niezbędną dokumentację, przeszkolimy pracowników i pomożemy w implementacji kanału zgłoszeń. Dzięki naszemu doświadczeniu i sprawdzonym rozwiązaniom, które już z powodzeniem zaimplementowano w dziesiątkach organizacji na całym świecie, zapewnisz swojej firmie nie tylko zgodność z prawem, ale także wzmocnisz kulturę organizacyjną promującą przejrzystość i bezpieczeństwo.

    Jakie obowiązki na firmy nakłada ustawa o ochronie sygnalistów?

    Wdrożenie Dyrektywy UE 2019/1937 w Polsce: Przewodnik dla Firm

    Posted on

    Regulacja opisana w Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. dotyczy ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Jest to ważna dyrektywa, która ma na celu zapewnienie skutecznej ochrony sygnalistów oraz osób, które doświadczają działań odwetowych za zgłaszanie naruszeń.

    W kontekście prawników i firm, ta regulacja niesie ze sobą wiele istotnych aspektów. Przede wszystkim, należy zwrócić uwagę na konieczność zapewnienia ochrony nie tylko osobom dokonującym zgłoszeń, ale także osobom współpracującym z nimi, co obejmuje zarówno pracowników, jak i osoby związane zawodowo z pracodawcą. Dyrektywa ta nakłada obowiązek na państwa członkowskie, aby zapewniły skuteczną komunikację z personelem odpowiedzialnym za rozpatrywanie zgłoszeń oraz aby dostarczyły skuteczne środki ochrony prawnej w trakcie postępowania sądowego.

    Przeczytaliśmy całą ustawę żebyś Ty nie musiał.

    Jakie obowiązki na firmy nakłada ustawa o ochronie sygnalistów?

    Dyrektywa nakłada na przedsiębiorstwa obowiązek stworzenia „skutecznych, poufnych i bezpiecznych kanałów dokonywania zgłoszeń” (art. 3 Dyrektywy 2019/1937). To wymaga od firm nie tylko technicznej infrastruktury do przyjmowania i przetwarzania zgłoszeń, ale także wdrożenia polityk zapewniających pełną anonimowość i ochronę sygnalistów przed wszelkimi formami odwetu, co jest szczególnie istotne w świetle art. 6 dyrektywy, który zabrania odwetowych działań takich jak dyskryminacja czy nękanie w miejscu pracy.

    Jaka jest ochrona prawna sygnalistów?

    Dyrektywa stanowi, że państwa członkowskie są zobowiązane do zapewnienia, że sygnaliści „nie będą narażeni na działania odwetowe, w tym odwieszenie, degradacja, przesunięcie zawodowe, dyskryminacja, szkodzenie reputacji” (Dyrektywa 2019/1937, art. 6). Prawnicy powinni być przygotowani do reprezentowania sygnalistów, którzy doświadczyli takich działań, oraz firm, które muszą dostosować swoje procedury wewnętrzne, aby zgodzić się z nowymi wymogami.

    Transparentność i Rozliczalność

    Dyrektywa podkreśla znaczenie przezroczystości i rozliczalności, które są kluczowe dla zwiększenia zaufania obywateli do mechanizmów egzekwowania prawa oraz instytucji publicznych i prywatnych. Firmy muszą teraz nie tylko zapewnić odpowiednie kanały zgłoszeń, ale także wykazać, że są one efektywnie wykorzystywane i że zgłoszenia są odpowiednio rozpatrywane.

    Jakie są obowiązki państw członkowskich w zakresie dyrektywy?

    • Transpozycja: Państwa członkowskie muszą dokonać transpozycji dyrektywy do prawa krajowego do 17 grudnia 2021 r.
    • Wdrożenie: Państwa członkowskie są odpowiedzialne za zapewnienie skutecznego wdrożenia dyrektywy, w tym ustanowienie kanałów sprawozdawczości, środków ochrony i sankcji za działania odwetowe.
    • Monitorowanie i ocena: Państwa członkowskie muszą monitorować i oceniać wdrażanie dyrektywy oraz składać Komisji Europejskiej sprawozdania na temat liczby zgłoszonych naruszeń, dochodzeń i ich wyników.

    Jak wprowadzić założenia ustawy o ochronie sygnalistów?

    • Implementacja Wewnętrznych Procedur: Twoja firma powinna opracować lub zaktualizować istniejące procedury tak, aby były zgodne z dyrektywą, mając pewność, że procedury te są przedstawione wszystkim pracownikom.
    • Szkolenia i Świadomość: Prowadzenie regularnych szkoleń na temat etyki i procedur zgłaszania naruszeń jest teraz ważniejsze niż kiedykolwiek. Prawnicy mogą odegrać kluczową rolę w edukowaniu zarządów i pracowników o ich prawach i obowiązkach.
    • Monitoring i Ocena: Firmy powinny monitorować skuteczność wprowadzonych procedur i dostosowywać je w miarę potrzeb, co może również wymagać ciągłej oceny prawnej.
    • Implementacja systemów zgłoszeniowych: Dla skutecznego zarządzania zgłoszeniami niezbędne jest wdrożenie odpowiednich systemów zgłoszeniowych, które umożliwią sprawne i bezpieczne przekazywanie informacji o naruszeniach. Współpracując z naszą kancelarią oraz duńską firmą Whistleblower Software ApS, przygotowaliśmy kompleksowy pakiet wdrożeniowy regulacji z zakresu ochrony sygnalistów, obejmujący doradztwo prawne oraz zaawansowane rozwiązania informatyczne.
    • Zarządzanie ryzykiem: Firmy powinny opracować solidne strategie zarządzania ryzykiem, aby zająć się potencjalnymi naruszeniami prawa UE i zapewnić, że ich wewnętrzne kanały raportowania są skuteczne i dostępne dla wszystkich pracowników.

    Wdrażając przepisy o ochronie sygnalistów z dyrektywy unijnej, kluczowe jest skuteczne zarządzanie zgłoszeniami. We współpracy z naszą kancelarią, Twoja organizacja może prawidłowo dostosować się do tych regulacji. Przygotujemy dla Ciebie niezbędną dokumentację, przeszkolimy pracowników i pomożemy w implementacji kanału zgłoszeń. Dzięki naszemu doświadczeniu i sprawdzonym rozwiązaniom, które już z powodzeniem zaimplementowano w dziesiątkach organizacji na całym świecie, zapewnisz swojej firmie nie tylko zgodność z prawem, ale także wzmocnisz kulturę organizacyjną promującą przejrzystość i bezpieczeństwo.